EPM es una de las empresas públicas más representativas de Colombia y modelo en Latinoamérica. Esta organización, con su casa matriz en Medellín, se toma muy en serio la comunicación interna y ha abierto un espacio importante para esta práctica.
En esta entrevista el invitado es Diego Salazar, gerente de comunicación corporativa de EPM y que ha impulsado la comunicación como factor estratégico y de bienestar para los colaboradores de esta empresa colombiana.
Ariel Jiménez: Diego, fue muy grato ver el caso de las jornadas de comunicación ¡Tú cuentas! en el Encuentro de Comunicación Interna (ECIN), liderado desde Chile por Susana Cáceres y su equipo de Internal. Conversemos sobre este caso que cautivó a muchos colegas y a mí, particularmente, por llevar la comunicación interna a cada área operativa e incluir a los colaboradores.
¿En qué contexto y sobre qué necesidad partieron para diseñar esta estrategia de comunicación directa en EPM?
Diego Salazar: EPM fue pionera en la implementación de mediciones de comunicación. Desde el año 2009 ha medido la efectividad de la comunicación interna y posteriormente el capital comunicacional interno. Estos insumos le han permitido a la organización conocer el estado de la comunicación con sus distintos segmentos a nivel interno. Encontrando en los resultados cuantitativos y cualitativos una desconexión entre lo que sucede en la sede principal de la Empresa (Edificio EPM en Medellín) y las más de 400 sedes, en su mayoría operativas.
Entre los comentarios de los colaboradores se identificaba que buena parte de los eventos presenciales se realizaban en el edificio EPM, los horarios de estos espacios favorecían al personal administrativo y los protagonistas de los medios eran personas de la sede principal.
Ante este desafío de la comunicación interna, desde EPM trabajamos en una estrategia para descentralizar la comunicación de la sede central, para llevarla a despachos de energía y acueducto y centrales de generación, donde laboran principalmente los colaboradores operativos de EPM, denominada jornadas de comunicación ¡Tú cuentas!
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AJ: Ya que conocemos de dónde nace este proyecto, ahora descríbenos cómo fueron esas jornadas.
DS: A hoy hemos realizado nueves jornadas de comunicación, cada una integrada por cuatro momentos, así:
- Primero, el evento central: es el primer momento de la jornada y es un conversatorio donde los invitados principales son los anfitriones de las sedes. Ellos y ellas son protagonistas y cuentan a toda la organización cómo desde su rol contribuyen al logro de objetivos organizacionales, así mismo, cuentan sus historias de vida y hobbies.
Este espacio es emitido al resto de sedes de la empresa, a través de un sistema de transmisiones, y producimos videos que muestran historias de la gente de la sede.
- Luego está el conversatorio de talento humano: este momento es liderado por la vicepresidente de Experiencia del Empleado y Soluciones Organizacionales EPM y su equipo directivo, en este espacio de conversación se responden de primera mano todas las inquietudes que tienen los colaboradores.
- También contamos con el carrusel de actividades: a través de 16 stands temáticos, con temas relevantes de EPM y de interés de los colaboradores, se organiza una feria que combina lo informativo, lo experiencial y la gamificación, de tal manera que en el recorrido los colaboradores tengan una escucha activa, sean muy participativos y pasen un momento agradable y divertido.
Un ejemplo es El Camino Ético, un juego de mesa tipo escalera en el que los colaboradores van avanzando en las casillas mientras deben revelar dilemas éticos muy cercanos a la cotidianidad empresarial y tomar decisiones frente a qué comportamiento asumirán.
- Finalmente tenemos la búsqueda y narración de historias de las sedes: durante
todo la jornada, incluso semanas atrás en la avanzada, los comunicadores editores de medios internos hacen una pesquisa de historias para emitirlas posteriormente en la plataforma mediática de EPM.
La estrategia radial de Aló EPM, también se desplaza a las sedes y graba o emite en vivo y en directo programas de su frecuencia diaria, contando al público externo cómo, gracias al talento de la Gente EPM, es posible la prestación de los servicios públicos.
AJ: Si alguien te preguntara que le dieras las claves para implementar una estrategia de comunicación interna de este tipo ¿Cuáles serían esas recomendaciones?
DS: La primera sería realizar una lectura del entorno, es muy necesario este punto y se logra a través de las avanzadas que se realizan a cada sede. Allí, en el terreno, se reconocen las microculturas, rutinas de trabajo y acuerdos tácitos, de tal manera, que el evento sea plenamente acordado con cada sede, tanto en fecha, hora e invitados.
La segunda, priorizar una estrategia de este tipo en el plan de comunicación de la Empresa. Estimar los recursos humanos, técnicos y económicos requeridos, con el propósito de llevar la comunicación interna a lugares con muchos kilómetros de distancia.
La tercera, cocrear con la gente EPM de la sede, ya que no puede ser una estrategia diseñada solo desde el equipo de comunicaciones, ya que se construye en conjunto con personas de la sede, líderes y equipos de talento humano y comunicación.
AJ: ¿Cuál fue el papel de los líderes EPM en esta estrategia?
DS: Los líderes de EPM han jugado un papel clave en la materialización y éxito de las jornadas, desde distintos frentes:
- Líderes de la sede: son fundamentales para facilitar la participación del personal operativo en el evento, ya que tienen unas rutinas de trabajo en las que prevalece la prestación de los servicios. Los líderes también son protagonistas del evento, esto muestra la importancia que dan al espacio, reservando su agenda.
- Líderes de la VP Experiencia del Empleado y Soluciones Organizacionales: desde la cabeza de este equipo de trabajo se prioriza la participación en las jornadas, llevando a todo su equipo directivo, de tal manera, que las preguntas, dudas, inquietudes y propuestas tengan eco y una respuesta de segura gestión.
- Líderes de la VP Comunicación y Relaciones Corporativas: tanto la vicepresidente de comunicación como su equipo directivo, participan de las jornadas desde su patrocinio y materialización, como asistentes a las jornadas.
- Otros líderes: desde el mismo comité de gerencia de la compañía hay conocimiento de las jornadas de comunicación y encuentran en esta estrategia, desde el mismo patrocinio de la vicepresidente de Comunicación y Relaciones Corporativas, que tiene asiento en este comité, una manera de llegar a otras sedes de la Organización.
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AJ: ¿Hubo algún mecanismo que asegurara una escucha activa en estos espacios y que esa información tuviese un impacto posterior en la organización?
DS: La conversación, como factor esencial de la comunicación, se hace presente en cada uno de los momentos de las jornadas de comunicación. En el conversatorio entre los colaboradores de la sede y los directivos de Experiencia del Empleado se asegura esta escucha activa, ya que el llevar a todo un equipo directivo a una sede es un momento que se aprovecha al 100%, y que no es muy usual por las mismas dinámicas organizacionales y tiempos de agendas. Los compromisos y acuerdos a los que se llegan en este momento tienen un impacto posterior en el bienestar para los trabajadores.
Así mismo acontece con el conversatorio ¡Tú cuentas!, la elección de panelistas, las historias producidas en formato audiovisual, los concursos y el show de talentos activa la escucha y atención de los invitados, quienes encuentran en el espacio una oportunidad para reconocer la labor que realizan y conocer un poco más ese lado humano y artístico de sus compañeros de trabajo.
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AJ: Para finalizar ¿Cuáles fueron los resultados de las jornadas que ustedes más destacan?
DS: Los satisfacciones y los resultados han sido muchos. Entre esos te comento:
- Visitar nueve sedes en seis municipios antioqueños.
- Recorrer 512 kilómetros en todo el departamento de Antioquia para estar cerca de los colaboradores de las sedes.
- Impactar a 5300 colaboradores de la Empresa de manera presencial y virtual.
- 95,5% de las personas que respondieron la encuesta indican que los contenidos emitidos durante la jornada son muy claros.
- 90,4% consideran que el espacio genera cercanía, es decir, los hace sentir más cercanos a EPM.
- 93,7% están satisfechos en general con el evento.
- Más allá de los resultados cuantitativos, hemos recibido mensajes de los colaboradores en este sentido:
«Excelente actividad. Qué bueno que sigan teniendo en cuenta a la región oriente”.
«Felicitaciones. El espacio de directivos con trabajadores debe seguir dándose”.
“Que continúen con este tipo de actividades que son muy enriquecedoras”.
- Un equipo de comunicación consciente de la importancia de descentralizar la comunicación y comprometidos con el desarrollo de una actividad que tiene un muy buen recibo entre los colaboradores impactados.
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