Hace varios meses escribía en una de mis artículos que el “perder el monopolio de los medios internos” era una tendencia de comunicación. Y es claro que uno de los retos de las áreas de comunicación interna, es “perder” el control. El paradigma cambió.
Empoderar a las otras áreas, los procesos, los equipos y a los colaboradores en la construcción de la comunicación es fundamental para las organizaciones actuales. Si no dispersamos ese poder, las personas toman el manejo por su cuenta sin una orientación clara: redes sociales externas, grupos de WhatsApp, reuniones informales, acuerdos individuales para recibir y dar información, serán lo común.
Leyendo recientemente la ‘Introducción a la teoría general de la administración’, de Idalberto Chiavenato; ya se destacaba que en las organizaciones la comunicación promueve “un ambiente que conduce a formar espíritu de equipo y a lograr un mejor desempeño en las tareas”.
Pero ¿Por qué perder el control de la comunicación interna?
Las áreas de comunicación deben ofrecer alternativas articuladas para cubrir las necesidades comunicativas y ceder el control de los medios. Es responsabilidad de la dircom coordinar y facilitar una red eficiente para que la organización y sus colaboradores se puedan comunicar, cada vez más, de forma autónoma, colaborativa y participativa.
Hay algo claro: la organización jamás ha tenido control absoluto de la comunicación. Es imposible. Lo que se controló solo fueron los medios internos y su información. Pero la comunicación mediada no es suficiente para cubrir las necesidades de las diferentes audiencias internas.
Por ello, es necesario conocer cómo funcionan los flujos de comunicación, la cultura, los comportamientos y los mecanismos de relacionamiento institucional. También es básico saber influir, pero no controlar, esos modos de comunicarse.
¿Qué podemos hacer?
- Como en todo proceso organizacional, es importante conocer qué pasa. Saber de primera mano cuáles son las necesidades de comunicación, cuáles son los comportamientos asociados y los rasgos de la cultura comunicativa.
- Luego, con esta información, también vamos a saber lo que la organización ofrece para satisfacer esas necesidades y si realmente las resuelve.
- Una vez claro esto, vamos a preparar nuestros espacios, escenarios y flujos de comunicación para facilitar la interrelación entre los actores de la organización. Además, tendremos identificados los temas y agendas de comunicación necesarios para poner a circular en ese ecosistema comunicativo.
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¿Qué opciones se encuentran?
Uno de los objetivos de la comunicación interna es crear puentes entre los actores de la organización y posibilitar el relacionamiento. Es como nuestra sangre. En el sistema cardiovascular, el oxígeno es compartido por la sangre a todos los órganos del cuerpo a través de los vasos sanguíneos y las arterias.
Pero ¿Cuáles serían esos vasos sanguíneos y arterias? Actualmente encontramos muchas posibilidades digitales y análogas para facilitar la conversación entre los actores de la organización: reuniones efectivas, grupos primarios, preparación de comunicadores (líderes), desayunos de trabajo estructurados, espacios en redes sociales internas, grupos coordinados de WhatsApp y foros para resolver dudas o construir conocimientos, entre otros.
Así mismo, los mensajes, contenidos, líneas discursivas y coordinación de acciones serán el oxígeno que llevará esa sangre.
Cada organización tendrá un perfil y a cada perfil se le facilitará optar por unas u otras acciones. Si la cultura es formal, necesitará espacios más estructurados, elaborados y estables; si por el contrario la cultura es informal, se fluirá más en escenarios distendidos, cercanos y espontáneos.
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