Para la edición 23 de la revista U-Gob de México escribí un artículo sobre el papel de la gestión del cambio en las entidades públicas en Colombia.

Este es un tema que se conversa mucho en espacios donde el sector estatal participa, pues este reto de la transformación digital, en promedio, exige mucho de estas organizaciones, incluso mucho más que de las del sector privado.

A continuación, les presento el texto completo del artículo. También, pueden descargar directamente la revista haciendo clic en la imagen de portada (página 8).

Gestión del cambio y transformación digital de lo público

Durante las últimas dos décadas el concepto de la gestión del cambio ha hecho presencia en Latinoamérica. El aumento de la inversión extranjera en nuestros países también trajo prácticas organizacionales de la mano de las multinacionales. Según datos de Cepal de 2016 “los proyectos con intensidad de tecnología media alta han crecido del 30% al 60% en la región (entre 2003 y 2015)” y se ha mantenido estable.

En este ambiente globalizado el estado cumple dos retos preponderantes en la transformación digital:

1. Preparar y facilitar el desarrollo de las nuevas tecnologías de la información. “El papel del Estado es fundamental en este proceso (digitalización), ya que define las políticas que rigen el ecosistema, regula a la industria y puede facilitar la oferta y promover la demanda”, explicó Nuria Talayero, manager de políticas públicas de Telefónica en telefónica.com, a propósito del V Congreso Latinoamericano de Telecomunicaciones en Cartagena (Colombia).
2. Digitalizar la operación tanto de sus entidades públicas, sus servicios, además de la información al ciudadano para garantizar mayor productividad, transparencia y acceso.

Por este lado interno, la complejidad organizacional estatal tiene unas características muy propias para afrontar los cambios: estructuras jerarquizadas, múltiples controles internos y externos, largos procesos de toma de decisiones, principios de competencia de mercado y colaboración difusos, así como culturas influenciadas por la normatividad, la solidez y la consistencia algo distante de la flexibilidad, más común en las empresas comerciales.

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El caso colombiano

Contamos con un marco normativo que favorece e impulsa la aplicación de técnicas de gestión del cambio en las transformaciones del sector público. Esto no garantiza el uso de las mejores prácticas de este campo, pero es un gran paso para ello. En organizaciones normativas el marco legal es fundamental para impulsar los cambios.

Son dos los principales avances en este tema: el artículo 75,2 del Decreto 1227 de 2005 que lleva a las entidades a “evaluar la adaptación al cambio organizacional y adelantar acciones frente al cambio” y el artículo 2.2.4.7 del  Decreto 1083 de 2015 que establece la adaptación al cambio como una competencia necesaria para todos los funcionarios y la define como “enfrentar con flexibilidad las situaciones nuevas asumiendo un manejo positivo y constructivo de los cambios”

También se destacan la publicación de la Guía del dominio del uso y apropiación de soluciones tecnológicas en 2014,  de Reinventarnos, guía de gestión del cambio del sector Minero Energético, en la que participé y tuve el privilegio de escribir en 2018 y la inclusión del Human Change Management Body of Knowledge del HUCMI como buena práctica para el Ministerio de Tecnologías de la Información de Colombia.

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Para tener en cuenta

Dentro de la gestión del cambio es oportuno abordar la dimensión cultural de la organización, ya que el pensamiento digital trae nuevos retos sociales y culturales.

Las culturas predominantes en lo público están asociadas a estructuras muy jerárquicas, normativas, cerradas y menos flexibles. Por el contrario, la cultura de lo digital es cercana a la apertura, colaboración, construcción colectiva y a relaciones más cercanas y horizontales, mediante el diálogo continuo, retroalimentación, trabajo en equipo, y los procesos transversales, entre otros aspectos.

Paralelamente, el acompañamiento directo a los proyectos de digitalización requiere trabajar en frentes que se repiten en la mayoría de casos:

Comunicación: aspectos como el kick off del proyecto o el uso de medios de comunicación interna suman. Sin embargo, los mayores desafíos están en crear sistemas de comunicación reales y efectivos. Para ello, las reuniones de seguimiento, los espacios de conversación, escuchar al usuario y la participación facilitan el proceso de cambio.

Capacitación: para afrontar el cambio, la capacidad técnica es básica y se debe acompañar para que cumpla su objetivo. Además, es necesario identificar necesidades de formación en habilidades humanas para mejorar la adaptación al cambio: liderazgo, comunicación, reuniones efectivas y metodología del proyecto, entre otros.

Gestión de grupos de interés: conocer los actores involucrados en el proceso ayudará a gestionar las barreras y resistencias al cambio y a identificar impulsores que puedan aprovecharse.

Liderazgo: Los líderes de la entidad deben impulsar las iniciativas de digitalización, sino el riesgo de fracaso puede ser bastante alto. En organizaciones estatales las directivas pueden ser autoridades nacionales o locales y representan la voluntad constitucional y popular (alcaldesas, gobernadores, directores, presidentes, etc). Sus miradas normalmente están en lo externo y es un verdadero reto que orienten su atención a los proyectos internos de transformación digital.

Para concluir, considero estos elementos como esenciales para gestionar el cambio en las organizaciones en general. No obstante, hay que recordar que el paso definitivo para impulsar la transformación digital en lo público es el compromiso de su primera línea directiva y el reconocimiento y la gestión de las características propias de lo estatal.

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Espero que esta entrada te sea de mucha utilidad. Para ver otros artículos, puedes visitar la página inicial del blog Función C; Comunicación, Cambio y Cultura, haciendo clic aquí.

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