En la era de la comunicación 2.0 y del redescubrimiento de las conversaciones como actividad social clave en la construcción de comunidad y sociedad, es bastante oportuna la gestión estratégica de los grupos primarios en los planes de comunicación interna.
A inicios de los años 70, con la publicación de ‘El Grupo Primario: Un Manual para el Análisis y la Investigación’ de Dexter Dunphy se dijo que el grupo primario es:
“Un pequeño grupo que existe durante el tiempo suficiente para establecer unos firmes lazos emocionales entre sus miembros, que presenta al menos un conjunto de roles rudimentarios y funcionalmente diferenciados, y una subcultura propia, así como una autoimagen del grupo y un sistema normativo informal para controlar las actividades de sus miembros» (Diccionario Crítico de Ciencias Sociales, Rafael González García, Universidad Complutense de Madrid).
En las organizaciones el grupo primario es ese círculo social básico de cada uno de los colaboradores que normalmente está conformado por un jefe o líder y los compañeros y pares. Habitualmente son grupos entre 3 y 10 o 12 personas que pertenecen a un área o subárea en la estructura organizacional.
Estos equipos de por sí no son grupos primarios, pero lo terminan siendo con el tiempo por el fortalecimiento de las relaciones, la influencia social y el compromiso emocional. La percepción individual sobre la empresa está principalmente marcada por este primer microsistema organizacional.
¿Cómo se pueden gestionar estos grupos primarios?
Estos lazos sociales básicos incentivan la creación de un clima laboral ideal para el trabajo, donde la confianza y el conocimiento personal apalancan la gestión grupal.
En esta instancia se generan micro redes de apoyo que potencian los talentos de las personas y minimizan las debilidades, incrementan la productividad y perfeccionan los sistemas de solución de problemas. Son construcciones sociales que dan fluidez a la comunicación, que permiten la comprensión de objetivos comunes e individuales y estimulan la formación de cada integrante del grupo.
El encuentro periódico y eficiente de sus individuos facilita la dinámica social y la cohesión de estos equipos. Si bien su espíritu no es realizar reuniones, en estos espacios se puede hacer seguimiento; y desarrollar, fortalecer y gestionar el equipo primario.
La reunión como dinamizador del grupo primario
Para la definición de grupo primario es esencial el contacto cara a cara y el compromiso emocional entre los integrantes.
Para este fin es clave que el equipo genere un espacio de reunión donde comparta sus logros y oportunidades de mejora, donde se entere de los acontecimientos estratégicos (comunicación descendente) y cotidianos (ascendente) de la empresa. Un lugar donde se conozcan los avances y las dificultades en los proyectos en marcha y se asuman compromisos sobre el futuro inmediato y a largo plazo.
Las reuniones también sirven para que los compañeros se conozcan y aprendan unos de otros, para comprender el estilo de liderazgo y compartir las sensaciones y posturas frente a la organización. Son espacios para nivelar las expectativas y motivar los comportamientos y acciones deseadas. La posibilidad de retroalimentación continua es el combustible de grandes resultados.
En todos los niveles es necesario establecer estos espacios. El CEO tendrá su reunión semanal con sus gerentes, cada gerente tendrá su grupo primario con los jefes, cada jefe se reunirá con sus coordinadores y supervisores y así en toda la estructura. Para que la reunión sea dinamizadora de los grupos primarios, debe ser coordinada, planeada y alineada a los objetivos y valores de la compañía.
Claves para las reuniones de equipo primario
La sencillez de la reunión puede ayudar al cumplimiento de sus objetivos. Metodologías para proyectos como Scrum, permiten la gestión a través de reuniones cortas y efectivas, diarias y semanales principalmente. Tenga en cuenta estas recomendaciones:
- Formulen y alineen los objetivos del modelo de reuniones de grupos primarios, con la estrategia y valores de la compañía.
- Periodicidad: Establezcan reuniones cortas y efectivas una vez a la semana.
- Asignen un tiempo: No debe ser menor a una hora semanal, ni mayor a dos. Tengan en cuenta que las personas con gente a cargo tienen dos grupos primarios.
- Definan espacios que dispongan de la comodidad y privacidad necesaria. Hagan una lista de chequeo que incluya iluminación, amplitud, recursos técnicos, cercanía, etc. Salir de la oficina es positivo y ayuda a focalizar en los objetivos.
- Preparen un formato de acta de reunión donde consignen el orden del día, tareas realizadas y compromisos con fecha estimada de cumplimiento. Distribúyanlo a los líderes y asegúrense que se aplique.
- Comunicación descendente: bajen información estratégica semanal, quincenal y semanalmente: resultados del mes, nuevos proyectos, cambios de estructura y noticias del mercado, entre otros. Elaboren un libreto y compártanlo con el líder de cada grupo.
- Comunicación ascendente: cada líder debe registrar las percepciones e información que transmite el equipo. De acuerdo a su característica, las anotaciones deben generar una acción y entrar al flujo de información (enviar a comunicaciones internas).
- Comunicación transversal: comunicación interna debe mediar la información recibida y compartirla a los públicos interesados.
- Medios: las reuniones son fuente inagotable de información para los medios de comunicación. Complementen esta estrategia con programas como la red de referentes de comunicación interna.
- Definan unos roles claros para cada reunión: coordinador (confirma hora y sitio de la reunión, envía la invitación y el orden del día, recuerda los objetivos, modera y controla el tiempo), lector y redactor del acta. El líder es un rol fijo y preestablecido.
- Asegúrense que las reuniones tengan participación abierta, retroalimentación, transmisión de valores y comportamientos claves y priorización, etc.
- Compartan y escuchen apreciaciones sobre el rendimiento del equipo, las barreras y los impulsores de la gestión.
- Hagan seguimiento de las actas y compartan el orden del día con anterioridad.
- Y algo muy importante, interésense y estimulen el diálogo sobre temas personales y permitan el conocimiento de los integrantes de cada equipo.
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