En marzo recibí la invitación de la Universidad de San Francisco de Quito para participar como conferencista del XIII NeoCom, espacio anual dedicado a la comunicación. Esta versión, ‘Desde Adentro’, se centró en la comunicación interna. El seminario se desarrolló entre el 23 y 25 de abril pasado y yo abrí el primer día.
Paolo Muñoz, docente de la facultad de comunicación me puso un reto importante. A parte de una conferencia de tres horas que cubriera el origen, la transformación y las tendencias de la comunicación organizacional y la gestión del cambio, habría que hacer una actividad práctica de dos horas con los asistentes al evento.
Para ello, una conferencia conversada y el método del caso fueron la mejor opción para sensibilizar a más de 100 personas: estudiantes, docentes, profesionales y empresarios de Quito.
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El caso
Se planteó un caso basado en hechos reales. DocuManagement Inc (nombre ficticio), una organización dedicada a la logística de documentos estaba sufriendo problemas operativos. Sus utilidades estaban bajando, sus costos crecían e iba a iniciar la implementación de un centro de servicios compartidos en Latinoamérica. Buscaba aumentar eficiencias y lograr economías de escala.
Para el taller dividimos los 117 participantes en 11 grupos de entre 10 y 11 personas. En los primeros 70 minutos plantearían soluciones a los retos de comunicación y gestión del cambio. Luego, en los 50 minutos restantes compartirían sus principales conclusiones con todo el auditorio.
El resultado
La dinámica de abordar un caso en grupos facilita las conversaciones y cuestionamientos sobre la problemática planteada. Cuando la actividad es guiada, en poco tiempo, se pueden descubrir claves y soluciones concretas. Para ello, los equipos tomaron información, metodologías y acciones destacadas en la conferencia ‘Cambiar o Morir, de la comunicación a la gestión del cambio’, tomada minutos antes.
La organización del NeoCom reconoció el esfuerzo de los participantes y para ello se evalúo y destacó un equipo por su proceso y resultado final. A continuación, presento al grupo que se ganó el reconocimiento y expongo parte de sus reflexiones sobre el caso.
Nombre del equipo: Netcom – In
Integrantes: José Bernal, Carol Medina, Vale Núñez, Pamela Ledesma, Sara Zavala, Steph, Kathy Solórzano, Analía Díaz, Abigaíl Velásquez y Juliana Ossa.
Netcom – In planteó desde la comunicación algunos elementos clave para acompañar e impulsar la transformación en DocuManagement Inc. Estas son algunas de las conclusiones de este equipo:
Objetivo de comunicación: Incentivar un sentido de reto a través de la competencia (bonos) con dos indicadores clave: el margen de utilidad y la adaptación a la nueva estructura corporativa. Se basaron, en parte, de lo competitivos que eran los líderes de la organización.
Mensaje principal: Promover un propósito organizacional entre los empleados. Que ellos fueran conscientes de que, sin el cambio, la empresa podría desaparecer: “Sé parte de un cambio trascendental”.
Espacios de comunicación: conversatorios y espacios de capacitación, vox populi y medios tradicionales internos.
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Descripción de la estrategia Netcom In: Comprendiendo las emociones que genera este cambio y el reto que representa para DocuManagement Inc, se utilizará una estrategia de esfuerzo – recompensa a nivel local, donde se plantean objetivos comunes que generen competitividad entre sedes, pero cooperación local. El objetivo es incentivar y motivar márgenes de utilidad positivos y una correcta implementación de la nueva estructura operativa. Cada empleado tomará iniciativas para posicionar a su sede y obtener reconocimiento y premios en equipo, dentro de la familia DocuManagement.
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Esta fue una experiencia muy enriquecedora. El Neocom es un espacio estupendo donde año a año se reúnen más de 100 personas a conocer y compartir experiencias en comunicación. Sin duda, los 117 participantes de la actividad fueron consientes del papel que juega la comunicación y la gestión del cambio en las organizaciones actuales, inmersas en procesos de transformación de diferentes tipos.
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